Professionelles Teilnehmermanagement. Digital. Persönlich. Sicher.
Teilnehmermanagement ist mehr als Listen und Mails.
Wir begleiten Ihre Gäste und Teilnehmer von der Einladung bis zur Nachbetreuung – digital, persönlich und sicher.
Ob Event, Stream, Incentive oder langfristiges Projekt: Mit unserem Online-Teilnehmertool, moderner Eventsoftware und TISAX-zertifizierter Datensicherheit behalten Sie jederzeit den Überblick.
Auf Wunsch übernehmen wir Ihr Teilnehmermanagement vollständig – von der Planung über die Kommunikation bis zur Nachverfolgung.
Unser Online-Teilnehmertool. Das Cockpit für Ihr Projekt.
Das adEvents Online-Teilnehmertool EventCompanion ist das digitale Zentrum Ihres Teilnehmermanagements.
Alle Daten, Rollen, Buchungen und Freigaben werden zentral gesteuert – CI-konform, skalierbar und sicher.
Durch intelligente Filter, automatisierte Dokumentation und klare Zugriffsrechte behalten Sie in jeder Projektphase den Überblick.
Speicherbare Filter & Ansichten
Jeder Nutzer speichert seine eigenen Listen mit den notwendigen Feldern für Hotel, Catering, Flug etc. Per Klick sofort abrufbar und exportierbar.
Pendelliste mit Journalfunktion
Integrierter Freigabeprozess mit Ampelfunktion: Alle Änderungen, Sonderwünsche oder Genehmigungen wie Frühanreise, Vertreterregelung etc. werden automatisch dokumentiert.
Detail- & Individualpläne
Automatisch generierte personen- oder gruppenbezogene Detail-Ablaufpläne für VIPs, Vorstände oder Teams. Auf Knopfdruck (Wer-Wann-Wo-Liste).
Eventbausteine
Zentrale Verwaltung von Kontingenten für Workshops, Hotels, Transfers oder Rahmenprogrammen. Immer aktuell und mit dem sicheren Schutz vor Überbuchung.
Dashboard & Echtzeit-Reporting
Alle wichtigen Kennzahlen in Echtzeit – von Zu- und Absagen bis zu Hotels, Workshops, Transfers und VIP-Gruppen. Jederzeit filterbar nach Rolle, Status oder Teilnehmergruppe.
Voll integriertes CMS (Micropage)
Micropage für Event, Event-Serie oder Projekt. Alle Informationen für die Teilnehmer zentral inkl. Downloadbereich und Mediengalerie, mehrsprachig und CI-konform.
Mail-System & Adressqualität
Mehrsprachige E-Mails auf Basis geprüfter Templates – mit automatischer Erkennung fehlerhafter oder doppelter Adressen. Statistiken zu Öffnungen und Klicks verbessern die Datenqualität und Zielgruppengenauigkeit spürbar.
Rechtssichere Einwilligungen
Teilnehmer geben ihre Freigaben direkt bei der Anmeldung ab. Beispielsweise für Foto-/Filmrechte, Haftungsausschluss oder Vertraulichkeit. Jede Einwilligung ist rollenabhängig, automatisch dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
Ticketing, QR-Check-in & Blank Code
Teilnehmer können sich per persönlichem Blank Code rechtssicher registrieren – auch ohne E-Mail-Adresse. Der Zutritt erfolgt über QR-Code-Scan mit digitalem Ticket, inklusive Anwesenheitsnachweis und Mehrfach-Check-ins für Workshops oder Programmpunkte.
Voll integriertes CMS (Micropage)
Micropage für Event, Event-Serie oder Projekt. Alle Informationen für die Teilnehmer zentral inkl. Downloadbereich und Mediengalerie, mehrsprachig und CI-konform.
Rechte- & Rollensystem
Dynamische Rollen mit frei kombinierbaren Funktionen steuern Seiten, Formulare, Inhalte und Kommunikation per Klick. So erhält jeder genau die Informationen und Zugriffe, die für ihn bestimmt sind. Einfach, sicher und nachvollziehbar.
TISAX & DSGVO-konform
Alle Teilnehmerdaten werden nach TISAX- und DSGVO-Standards verarbeitet – auf Servern in Deutschland, mit dokumentierten Prozessen, definierten TOMs und vertraglich geregeltem Datenschutz.
Teamkoordinator & flexible Planung
Ermöglicht es berechtigten Personen via Rolle, weitere Teilnehmer DSGVO-konform einzuladen und zu verwalten. z. B. Händler, Länder oder Firmenteams. Platzkontingente können eigenständig belegt werden, ohne dass kurzfristige Änderungen die zentrale Planung beeinflussen.
Umfragetool
Integriertes Feedback- und Umfragetool im Corporate Design mit verschiedenen Fragetypen, Filterlogik und automatischen Auswertungen. Ideal für Teilnehmerfeedback, Themenabfragen oder Bewerbungsverfahren.
Uploadmodul
Teilnehmer können Dokumente, Bilder oder Nachweise direkt im System hochladen. Alle Uploads sind rollenabhängig, DSGVO-konform und sofort im Backend verfügbar. Natürlich mit Benachrichtigungsfunktion für das Projektteam.
API & Integration
Offen für die Anbindung externer Systeme wie Fluginformationssysteme, Streaming-Dienste oder Wettbewerbsmodule. Daten werden über standardisierte APIs sicher synchronisiert und zentral verwaltet.
Helpdesk & Support
Teilnehmermanagement bedeutet persönliche Betreuung vom ersten Kontakt durch alle Projektphasen bis Nachbetreuung.
Dafür setzen wir auf Menschen, unterstützt von klar definierten Prozessen, digitalen Helfern und abgestimmter Kommunikation. Und außerhalb der Servicezeiten hilft uns auf Wunsch die KI bei der schnellen Unterstützung Ihrer Teilnehmer.
Unser Support-System im Überblick
Telefon-Hotline mit Rückruffunktion
>> eigene Rufnummer
>> ist eine Leitung belegt oder einmal niemand sofort erreichbar, wird automatisch eine Rückruf bitte per E-Mail generiert
>> schnell, nachvollziehbar und ohne Datenverlust.
KI-Agent außerhalb der Supportzeiten
Außerhalb der Servicezeiten beantwortet auf Wunsch ein KI-Agent die häufigsten Standardfragen (rund 80–90 % aller Anfragen) sofort – in natürlicher Sprache oder per Chat.
Ticketsystem & CRM-Anbindung
Alle Anfragen, egal ob Telefon, E-Mail oder KI werden automatisch im Ticketsystem dokumentiert. Der Kunde kann auf Wunsch direkt online auf diese Tickets zugreifen. Die vollständige Historie steht jederzeit für Reporting, Qualitätskontrolle und Nachweis zur Verfügung.
E-Mail-Support im Corporate Wording
>> E-Mails laufen über eine zentrale Projektadresse (z.B. support@kunde-event.de)
>>für die häufigsten Anliegen stehen geprüfte Antwortbausteine in mehreren Sprachen bereit – individuell auswählbar, aber nie automatisiert versendet
>> so bleibt der Ton immer persönlich und zugleich professionell einheitlich
Servicezeiten & Qualität
Montag bis Freitag, 9:00 – 17:00 Uhr (CET)
Revisionssichere Dokumentation (nicht löschbar)
Kunden- oder projektbezogener Anrufbeantworter mit Weiterleitung ins Ticketsystem
Statistische Auswertungen (Anzahl, Dauer, Gründe, Uhrzeiten etc.)
Warum professionelles Teilnehmermanagement entscheidend ist
Teilnehmermanagement ist weit mehr als Organisation.
Es entscheidet über den ersten Eindruck, die Wahrnehmung der Marke und den reibungslosen Ablauf jedes Projekts – egal ob Konferenz, Incentive oder Roadshow.
Professionelles Teilnehmermanagement sorgt dafür, dass Prozesse transparent bleiben, Informationen fließen und Ihre Gäste sich persönlich betreut fühlen.
1. keine Excel-Listen mehr
Zentrale, digitale Datenerfassung mit Echtzeit-Updates statt verteilter Dateien und manueller Pflege.
2. Transpartente Prozesse
Alle Schritte sind dokumentiert und nachvollziehbar – von der Einladung bis zur Nachbetreuung.
3. Echtzeit-Daten statt Schätzungen
Aktuelle Kennzahlen zu Anmeldungen, Hotelbuchungen und Teilnehmerstatus jederzeit im Blick.
4. TISAX-konforme Sicherheit
Datenverarbeitung nach Automotive-Standard mit klar definierten Zugriffsrechten und geprüften Prozessen.
Ein gut strukturiertes Teilnehmermanagement spart Zeit, reduziert Fehler und stärkt die Wahrnehmung Ihrer Marke.
Mit der Kombination aus persönlicher Betreuung und digitaler Präzision schaffen Sie ein Erlebnis, das bei Ihren Gästen und Teilnehmern nachhaltig positiv in Erinnerung bleibt.